IMPORTAR Y EXPORTAR PREGUNTAS

txt

GEXCAT permite importar y exportar preguntas para facilitar el trabajo de sus usuarios. El proceso pasa por escoger inicialmente el formato en el que se hará la importación o exportación de preguntas y una vez hecho, seleccionar con los botones imp o exp la importación o exportación de las preguntas.

Se abrirá una ventana en cada caso para indicar el destino de las preguntas importadas (asignatura y tema) en la importación de preguntas o bien una ventana donde se podrá escoger el origen de las preguntas a exportar (asignatura y tema o temas)

Se muestran en esta ayuda pestañas con los diferentes formatos utilizados, importación, exportación y posibles errores que pueden aparecer

Si se desea intercambiar preguntas con otros usuarios, recomendamos utilizar el formato CSV, ya que es el formato mas simple, al no utilizar ningún parámetro.

Se presenta una pantalla inicial en el que se ha de entrar una serie de parámetros. La utilización de este formato requiere informar de la estructura que tienen las preguntas, por lo que se ha de llevar cuidado para que la importación / exportación sea correcta. (Ampliar información del FORMATO TXT).

Ver pestaña de ERRORES para ver las posibles causas de los mismos

Consideraciones sobre el formato

  • Las preguntas deben estar separadas SIEMPRE al menos por una línea en blanco respecto a la pregunta anterior

    Deben tener una identificación uniforme y diferente de las respuestas, que permita identificarlas claramente de estas. La numeración o identificación ha de ser coherente en todo el fichero.

  • Las respuestas deben estar agrupadas y NO haber líneas en blanco entre ellas
  • Las respuestas pueden estar o no separadas por líneas en blanco (se informa en las opciones de importación)

    Deben tener una numeración diferente de las preguntas, que permita identificarlas claramente.

  • Se recomienda utilizar codificación UTF 8. Ver como generar ficheros TXT con codificación UTF8 desde Word

Se pueden utilizar marcadores para asignar etiquetas, dificultad e imágenes a las preguntas.

  • Marcador //# precediendo a las preguntas: asigna etiquetas a las preguntas.
    Por ejemplo //#excelente parte1, asignará las etiquetas "excelente" y "parte1" a todas las preguntas posteriores hasta que aparezca una nueva etiqueta //# con otros valores o en blanco.
  • Marcador //* precediendo a las preguntas: asigna la dificultad a las preguntas.
    Por ejemplo //*8, asignará la dificultad 8 a todas las preguntas posteriores hasta que aparezca una nueva Marcador //* con otro valor
  • Marcador //img: (situada inmediatamente detrás de la pregunta o de la respuesta a la que esté asociada).
    Indica el camino completo y el nombre de la imagen asociada a la pregunta o respuesta.

txt

La opción de formato "TXT" los campos activados son:

  • Tipo: tipo de examen. Hay dos opciones "Test" o "Desarrollo".
  • Fichero: ruta donde se encuentra el fichero que se quiere importar/exportar
  • Un panel dividido en preguntas y respuestas con los campos comunes siguientes:

    • Comienza por: especificar porque empiezan las preguntas y las respuestas. Hay tres opciones "Numérico", "Alfabético" o "Carácter". En la última opción, es decir, en carácter se activa un campo para poner el carácter específico. Por ejemplo un guión, un punto, un cuadrado, ...
    • Secuencial: por defecto está activada que sí, es decir, el "Comienza por" tanto en preguntas como en respuestas es incremental. En caso contrario desactivarla.
    • Seguido de: detallar a continuación el carácter que va inmediatamente después de elegir la opción "Comienza por". Por ejemplo un punto, un paréntesis, un punto-guión, ...
    • Secuencial: por defecto está activada que sí, es decir, el "Seguido de" tanto en preguntas como en respuestas es incremental. En caso contrario desactivarla.
    • Línea en blanco: Indica que puede haber una línea en blanco entre la pregunta y la primera respuesta (casilla marcada en preguntas) o bien que hay una línea en blanco entre la última respuesta y la siguiente pregunta (casilla marcada respuestas).
    • Contiene imagen:Marcado indica que alguna pregunta puede contener imágenes, tanto en la pregunta como en la respuesta. Las imágenes se importarán o exportarán al directorio Imágenes

Ver fichero de ejemplo

Con este formato se pueden gestionar preguntas generadas con Excel, Open Office, ...Las preguntas y respuestas estan organizadas en columnas con el siguiente formato:

La primera fila, contiene el nombre de las columnas, con el orden y los nombres siguientes:

pregunta | etiquetas(*) | dificultad(*) | respuesta(**) | respuesta | respuesta | respuesta | respuesta | respuesta | respuesta | respuesta | respuesta | respuesta

  • Se deben utilizar las columnas realmente existentes. Es decir, habrá tantas columnas respuesta como las realmente existentes (entre 2 y 10)
  • (*) Las columnas etiquetas y dificultad son opcionales y se pueden omitir si no se utilizan.
    • La columna etiquetas se utiliza para informar de las etiquetas asociadas a cada pregunta.
    • La columna dificultad se utiliza para informar de la dificultad asociada a cada pregunta.
  • (**) El número de columnas respuestas ha de coincidir con el máximo número de respuestas que tengan las preguntas.
  • Las respuestas correctas deberán comenzar por = .
    • Si se edita el fichero con Excel, puede aparecer un error, al interpretarse que en la celda se esta entrando una fórmula. Para evitar esta situación, se ha de entrar el valor = precedido de ' (comilla simple). De esta forma, se informa que se está entrando un campo de texto en lugar de una fórmula. Notar que la comilla no aparecerá y que el error desaparece. (ejemplo: '=Respuesta correcta o bien "=Respuesta correcta" )

La segunda fila y siguientes son los valores que corresponden con el nombre que se les ha dado a cada columna y que siguen el orden establecido en la cabecera. El número de cólumnas respuesta debe estar comprendido entre 2 y 10 y coincidir con el número de respuestas de las preguntas.

Ampliar información del Formato "CSV". Ver fichero de ejemplo

csv
  • Tipo: tipo de examen. Hay dos opciones "Test" o "Desarrollo".
  • Fichero: ruta donde se encuentra el fichero que se quiere importar/exportar.
  • Separador: por defecto ";".

Formato utilizado por MOODLE. Es el formato mas sencillo de gestionar, ya que no hay que informar de ningún parámetro. Ampliar información.

El formato GIFT ha ido incorporando nuevas opciones a medida de que han ido apareciendo nuevas versiones de Moodle. Por este motivo, puede haber ocasiones en que GEXCAT no gestione adecuadamente estos nuevos formatos.

Para resolver este problema, se puede descargar el programa gxGIFT-NORMALIZAR con el que gestionamos los nuevos formatos que van apareciendo. (Descargar gxGIFT-NORMALIZAR). En caso de detectar cualquier problema, rogamos nos informen del problema.

Los campos activados son:

  • Tipo: tipo de examen. Hay dos opciones "Test" o "Desarrollo".
  • Fichero: ruta donde se encuentra el fichero que se quiere importar/exportar.

Ver fichero de ejemplo

gift

El formato DOCX ha dejado de estar soportado a partir de la versión 4 de GEXCAT

Se ha sustituido por nuevas opciones en el formato TXT, que permiten la importación y exportación de imágenes. Ver formato TXT

El formato DOCX utiliza ficheros generados con el procesador de textos WORD, pero que contienen tablas (una por pregunta), con un formato específico. Es un formato propio de GEXCAT y se utiliza para poder importar imágenes a las preguntas. Ver fichero de ejemplo.

  • La primera fila contiene la pregunta y las siguientes las respuestas
    • La primera columna sirve para identificar el orden de las preguntas o las respuestas
    • La segunda columna contiene el texto de la pregunta o las respuestas
    • La tercera columna coniene la imagen asociada
docx
  • Si se elige la opción de formato "DOCX" los campos activados son:
    • Tipo: tipo de examen. Hay dos opciones "Test" o "Desarrollo".

    • Fichero: ruta donde se encuentra el fichero que se quiere importar/exportar.

    • Un panel dividido en preguntas y respuestas con los campos comunes siguientes:
      • Comienza por:especificar porque empiezan las preguntas y las respuestas. Hay tres opciones "Numérico", "Alfabético" o "Carácter". En la última opción, es decir, en "Carácter" se activa el campo de la derecha para poner el carácter específico. Por ejemplo un guión, un punto, un cuadrado, ...

      • Secuencial:por defecto está activada que sí, es decir, el "Comienza por" tanto en preguntas como en respuestas es incremental. En caso contrario desactivarla.

      • Seguido de:detallar a continuación el carácter que va inmediatamente después de elegir la opción "Comienza por". Por ejemplo un punto, un paréntesis, un punto-guión, ...

      • Secuencial:por defecto está activada que sí, es decir, el "Seguido de" tanto en preguntas como en respuestas es incremental. En caso contrario desactivarla.

      • Línea en blanco:por defecto está activada que sí. Referente a las preguntas se refiere a que debe haber una línea en blanco entre la pregunta y la primera respuesta y respecto a las respuestas, que debe haber una línea en blanco entre la última respuesta y la siguiente pregunta.

Se pueden importar tres tipos de formato de preguntas: TXT, CSV y GIFT

Dependiendo del formato que se escoga se tendrán activados unos campos u otros. Ver información específica en las pestañas de esta ayuda.

Para IMPORTAR PREGUNTAS, se ha de pulsar el botón imp, que abre una ventana donde se muestran las preguntas importadas:

ip

Se ha de escoger la asignatura y el tema donde se guardarán las preguntas.

Una vez revisado que no haya errores (falten preguntas, falten respuestas,... ver pestaña ERRORES) pulsar save para importarlas a la asignatura y tema escogido, lo que se hará en unos pocos segundos.

Se pueden exportar tres tipos de formato de fichero: TXT, CSV y GIFT

Dependiendo del formato que se escoga se tendrán activados unos campos u otros. Ver información específica en las pestañas de esta ayuda.

Para EXPORTAR PREGUNTAS, se ha de pulsar el botón exp, que abre una ventana:

ep

Se ha de escoger la asignatura y el tema a exportar. Se recomienda exportar las preguntas tema a tema y no de forma global, para tener los ficheros exportados con la misma estructura de la asignatura original

Una vez seleccionadas la asignatura y tema, pulsar el botón view para visualizar las preguntas que se van a exportar

Una vez revisado que es la acción que se desea realizar (se informa también del número de preguntas que se desean exportar), pulsar save para exportarlas según el formato de fichero elegido.

Ir a pestaña LIMPIAR HTML para mas información sobre el formato de los ficheros exportados.

Las ficheros para importar preguntas en todos los formatos deben utilizar la codificación UTF-8.

Si las preguntas estan originalmente en un fichero Word, se deberán exportar las preguntas a un fichero .txt (texto sin formato) con codificación UTF-8, para que no aparezcan caracteres extraños en las preguntas importadas.

Al seleccionar "Guardar Como", en la ventana inferior derecha, desplegable Herramientas, se ha de escoger "Opciones Web".


importar

En la nueva ventana seleccionar pestaña "Codificación" y escoger en el desplegable "Unicode (UTF-8)".


importar

GEXCAT almacena internamente las preguntas y respuestas en formato HTML.

Al importar las preguntas o al hacer alguna modificación, los textos originales pueden ser convertidos a formato HTML, lo que implica la modificación del formato original. Adicionalmente, si se utiliza un editor integrado para formatear los textos (tamaño de letra, negritas, colores, listas, ...), se incluyen etiquetas HTML adicionales.

Al exportar las preguntas, el fichero incluye todas las etiquetas lo que permite mantener el formato al importarlas.

En ocasiones la existencia de estas etiquetas puede resultar molesto o innecesario. Pulsar encima de la imagen para descargar el programa gxLIMPIARHTML que las elimina, dejando un texto limpio, que podría ser importado (sin incorporar ningún formato), en formatos .TXT y .GIFT

LIMPIAR01

Formato TXT

  • Ventana con el mensaje El formato del fichero no es válido o contiene errores

    Las causas pueden ser varias

    • El indicador Seguido de de las preguntas o las respuestas contiene información inexacta u omitida
    • Los caracteres que identifican el fin de línea no siguen los estándares. Cada línea acaba normalmente por los caracteres CR, LF o CR/LF. Aparecería error cuando la línea acaba con CR/CR/LF, por ejemplo. Este error solo es detectable con el uso de un editor hexadecimal.
    • Se ha indicado que las preguntas o las respuestas son alfabéticas cuando son numéricas (o viceversa)
  • Faltan preguntas
    • Se utilizan comillas " y no se han cerrado. Las comillas " deben cerrarse (han de ir por parejas) dentro de la pregunta o respuesta.
    • Alguna de las preguntas no siguen las pautas generales. Por ejemplo, si se ha especificado que las preguntas son numéricas, seguidas de ) (cerrar paréntesis), alguna de las preguntas no sigue esta pauta (falta cerrar paréntesis)
  • No aparecen todas las respuestas de una pregunta
    • Alguna de las respuestas no siguen las pautas generales. Por ejemplo, si se ha especificado que las respuestas son alfabéticas, seguidas de .- (punto, guión), alguna de las respuestas no sigue esta pauta (se ha olvidado el . o el -)
    • Se utilizan comillas " y no se han cerrado. Las comillas " deben cerrarse (han de ir por parejas) dentro de la pregunta o respuesta.
  • Todas las respuestas son incorrectas
    • No se han señalado las respuestas correctas colocando = en la primera posición de la respuesta (P.ej. 3. =Tenerife)

Formato CSV

  • Ventana con el mensaje El formato del fichero no es válido o contiene errores

    Las causas pueden ser varias

    • Los literales de la cabecera contienen algún error. Los textos no son exactamente

      pregunta | etiquetas | dificultad | respuesta


  • Todas las respuestas son incorrectas
    • No se han señalado las respuestas correctas colocando = en la primera posición de la respuesta (P.ej. =Tenerife)
  • No aparecen todas las respuestas de una pregunta
    • En la cabecera no aparecen tantas columnas | respuesta | como respuestas hay en las preguntas. Es decir, se importarán tantas respuestas como columnas | respuesta | haya en la primera fila.

Formato GIFT

El formato GIFT ha ido incorporando nuevas opciones a medida de que han ido apareciendo nuevas versiones de Moodle. Por este motivo, puede haber ocasiones en que GEXCAT no gestione adecuadamente estos nuevos formatos.

Para resolver este problema, se puede descargar el programa gxGIFT-NORMALIZAR con el que gestionamos los nuevos formatos que van apareciendo. (Descargar gxGIFT-NORMALIZAR). En caso de detectar cualquier problema, rogamos nos informen del problema.

  • Ventana con el mensaje El formato del fichero no es válido o contiene errores
  • Todas las respuestas son incorrectas
    • No se han señalado las respuestas correctas colocando = en la primera posición de la respuesta (P.ej. =Tenerife)